Durante o processo da troca de gestão, há alguns procedimentos que devem ser seguidos com muita atenção para que a nova gestão inicie de maneira correta e tranquila. Elencamos abaixo alguns passos importantes para que ocorra tudo certo e com transparência ao longo da troca de gestão.

1- Definir um roteiro de transição de cargo

Estabelecer um roteiro escrito para a troca de gestão pode evitar que pontos importantes sejam esquecidos pelo novo ou pelo antigo gestor. Além disso, é uma maneira de formalizar o fim do mandato e o início da nova gestão. Caso não haja esse roteiro ainda estabelecido no condomínio, é importante defini-lo e incluí-lo ao Regimento Interno para futuras transições de gestão.

2- Conversar com o antigo síndico

Um passo fundamental durante a troca de síndicos é a conversa entre o antigo e o novo gestor. É indispensável que sejam transmitidas algumas informações importantes para o bom começo da nova administração. O ideal é durante um determinado período o antigo síndico acompanhar e auxiliar o novo síndico, quando isso acontece, é muito mais fácil para o novo síndico se inteirar de toda documentação e processos do condomínio. Caso essa situação não seja possível, o ideal é marcar uma reunião para que todas as informações sejam transmitidas. Algumas informações essenciais que devem ser repassadas para a nova gestão são:

• contas a pagar;
• contas a receber;
• compromissos pendentes;
• troca de informações bancárias;
• atualização de dados junto à Receita Federal;
• entrega de documentos e arquivos.

3- Entregar as pastas de documentos

É de costume o antigo síndico entregar uma pasta contendo toda a documentação referente ao condomínio. Junto a essa pasta, também, é entregue ao novo gestor uma carta protocolada listando cada documento que está contido na pasta. Os principais documentos que devem ser entregues são:

• apólices de seguros;
• folhas ponto de funcionários;
• livro de inspeção do trabalho;
• cartão de CNPJ;
• escritura de convenção;
• regulamento interno;
• atas de assembleias;
• contratos de possíveis manutenções e obras;
• plantas do condomínio;
• planilhas de orçamentos;
• pastas de prestação de contas;
• notas fiscais;
• certificados operacionais e ocupacionais (higienização das caixas d’água, desobstrução das caixas de gordura, desinsetização, entre outros.)

Caso o antigo síndico não entregue algum documento, o atual síndico deverá comunicar a ausência do documento ao antigo gestor e solicitar a entrega.

Fonte: http://gicondominial.com.br/