Os funcionários são o coração de um empreendimento e precisam estar alinhados para passar por todos os tipos de situações.

Quem mora em condomínio se sente mais seguro em diversas situações, como chegar tarde em casa ou simplesmente deixar a casa sozinha. São câmeras, alarmes, monitoramento, sensores, dentre outros, que contribuem para essa sensação. No entanto, a maioria das ações criminosas que ocorrem em condomínios acontece por falha humana — moradores ou porteiros despreparados.

Por isso mesmo que o treinamento é de fundamental importância para esse tipo de serviço. Quando um condomínio busca um profissional para esse cargo, precisa ter em mente que ele deve ter tal preparação ou até o próprio condomínio arcar com o investimento.

Procurar e saber a respeito de cursos, trabalhar a gestão de pessoas e a administração do local, é um pouco mais desgastante, além de não se ter a certeza de que o profissional contratado passou ou passará pelo aprendizado. Vale se certificar de que as empresas de serviços terceirizados realmente possuem expertise no assunto e investem em treinamento acoplado aos serviços que prestam.

O treinamento é fundamental para ensinar como os prestadores de serviço do seu condomínio devem agir — principalmente em ações adversas, como assaltos e roubos. Mas ele não serve apenas para casos de segurança, englobando também os serviços de limpeza e manutenção

Antes de mais nada é preciso entender que cada empreendimento possui necessidades diferentes; portanto, o ideal é que um consultor ajude a identificá-las para, a partir disso, aplicar o conteúdo em um treinamento. Número de torres, localização e quantidade de apartamentos podem influenciar nele. A personalização do projeto do serviço prestado é fundamental para a efetividade do serviço.

O treinamento pode ocorrer no local do trabalho — ou seja, no condomínio —, mas pode também ser em um local externo, pois é previsível que seja necessário ter conteúdos aliados com as práticas. O que se vê mais hoje em dia são empreendimentos com regimentos internos pouco debatidos sobre isso e menos ainda de cumprimento de normas, o que é um dos grandes pontos falhos.

O treinamento não consiste apenas em saber o que fazer ou apenas abrir uma porta, mas também é preciso que o funcionário desenvolva percepção, observação, identificação de algo suspeito, resguardo de informações e boa conduta.

Eles são também são agentes de segurança, são o coração do condomínio, polo de concentração de todas as atividades. Tudo passa por eles. Portanto, na hora de contratar é interessante contar com o auxílio de empresas de confiança no mercado. Esses prestadores de serviço são treinados periodicamente — estando, assim, preparados para atender às necessidades do condomínio.

Por isso, preparamos uma reportagem especial para entender o que desmotiva os condôminos e como é possível tornar esse evento mais interessante.

MOTIVOS

As razões para o condômino não participar são variadas:

– isenção: prefere não se posicionar sobre determinados assuntos
– desinteresse: não participa por pura comodidade ou porque os assuntos em pauta são pouco relevantes
– aprovação: está satisfeito com tudo e confia na administração. Por isso, não vê necessidade de sua participação.
falta de tempo: não tem tempo para participar ou considera o tempo de duração muito elevado
– uso excessivo de procurações: apesar de ser permitido por Lei, desde que a convenção não proíba ou determine limites, o uso em excesso de procurações é muito criticado pelos demais condôminos. Trata-se de uma prática que, se usada de forma abusiva, compromete (e muito) o objetivo democrático de uma assembleia.
– falta de objetividade no tratamento dos assuntos em pauta: Ficar mais de duas horas falando sobre aspectos nem sempre pertinentes a todos os moradores pode tornar-se um suplício.
“A maioria das pessoas quer esclarecer todos os problemas do condomínio na assembleia, com cada um defendendo seu ponto de vista, desrespeitando o que foi definido na pauta”, acredita Sueli Duek. Desta forma, perde-se o foco com questões que podem ser resolvidas apenas fazendo uma sugestão ou crítica no livro de ocorrências do prédio, que geralmente fica na portaria.

CONVOCAÇÃO

Para a maioria das fontes consultadas para esta reportagem, além do procedimento convencional de convocação por edital, é aconselhável reforçar o acontecimento por meio de comunicados no elevador, quadro de avisos e até e-mails. Pode-se solicitar também ao porteiro ou zelador que ligue para todos os apartamentos uma hora antes da primeira convocação.

 Dicas para uma convocação bem-sucedida:

Em relação ao edital, recomenda-se que este tenha no máximo seis itens em pauta;

– As pautas devem ser claras, pertinentes e necessárias;
– Se achar conveniente, estipular e mencionar tempo máximo de duração (a média costuma ser de duas horas)
colocar observações como: “A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio”;”Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”.
– Atente se nesse dia haverá algum jogo de futebol ou qualquer outro evento popular importante, ou se é próximo de feriado prolongado;
– Peça ao porteiro para colocar nos elevadores, um dia antes ou no dia da assembleia, um lembrete simples, como: “Não se esqueça: hoje, você tem um compromisso com o seu condomínio!”. Essa atitude chama a atenção dos moradores para a reunião.
– Assuntos mais chamativos: reajuste da mensalidade condominial; cotas extras para reformas em geral: pintura e lavagem do prédio, manutenção de elevadores, obras na fachada etc.; eleição de síndico; sorteio de vagas de garagem; troca de funcionários próprios por terceirização.

DATAS, HORÁRIOS E DURAÇÃO

O tempo ideal de duração de uma assembleia deve girar em torno de 1h30 a 2h.

No quesito horário, o mais recomendado é entre 20h e 20h30, para dar tempo de as pessoas chegarem do trabalho, e para que a reunião não termine muito tarde.

Fazer a primeira chamada entre 19h30 e 20h e aguardar até às 20h30, para o segundo e derradeiro aviso.

Inicie sempre no horário (geralmente na segunda chamada, uma vez que a participação da primeira dificilmente é alcançada).

É bom considerar que entre segunda e quarta-feira as pessoas estão no ritmo mais intenso de trabalho e, provavelmente, mais disponíveis para participar de reuniões. Muitos não descartam a quinta-feira como opção, desde que não seja próxima de um feriado

Não é recomendado realizar assembleias nos fins de semana. Entretanto, caso seja esta a opção, prefira o horário das 10h ou 15h, e aos domingos – em um caso extremo – às 10h ou 11h.

O QUE SERVIR?

Para alguns dos profissionais consultados pela reportagem, água, café e, no máximo, biscoitos, são suficientes, já que estamos falando de uma assembleia, não exatamente de uma festa ou confraternização.

Por outro lado, há quem prefira tornar essa reunião mais descontraída, com aperitivos diversos, sanduíches, refrigerantes, até como forma de acalmar os ânimos dos condôminos mais exaltados. “As pessoas interagem mais e perde-se um pouco da hostilidade de alguns”, sugere Rodrigo Matias.

Álcool, contudo, é terminantemente proibido: pode causar constrangimentos irreversíveis entre os moradores.

USO DE PROCURAÇÕES

Conforme mencionado nesta matéria, o uso excessivo de procurações, apesar de ser permitido por Lei, desde que a convenção não proíba ou determine limites, é muito criticado pelos demais condôminos.

Trata-se de uma prática que, se possível, deve ser evitada, pois se usada de forma abusiva, compromete (e muito) o objetivo democrático de uma assembleia, desestimulando assim a presença dos demais participantes.

Se a convenção do seu condomínio não estabelece limites para isto, a única saída é conseguir aprovação de 2/3 do total dos condôminos para alterar a convenção.

O PAPEL DO SÍNDICO

O síndico deve exercer o papel de mediador, mantendo a ordem e a coletividade.

“Se, durante a reunião, apenas um morador faz perguntas, a assembleia torna-se desinteressante”, opina Rodrigo Matias. Em assuntos mais polêmicos que envolvam reformas, por exemplo, é sempre importante realizar uma votação.

Juraci Garcia Baena lembra ainda que o síndico precisa estar bem informado sobre todas as questões que envolvem o condomínio. “Além disso, ele precisa ter muito jogo de cintura e tolerância”, avisa.

O mais importante, na opinião dos síndicos e administradores consultados pela reportagem, é manter sempre o roteiro da pauta, minimizando as eventuais “escapadas” do tema. Na ânsia de resolver seus problemas, os condôminos podem discutir assuntos sem relevância para a coletividade.

“Bons exemplos são questões como vagas de garagem, barulho, entre outros, em que se gasta tempo, o problema não é resolvido e deixa os demais participantes chateados”, ressalta Baena.

Uma alternativa é que esses assuntos de ordem geral sejam discutidos fora de hora, no final da assembleia. Assim, só quem estiver envolvido com os tópicos participará.

Dicas e ideias interessantes:

Antes da convocação, procure debater informalmente e colher informações com os condôminos sobre os pontos mais complexos a serem pautados. Isso pode ser feito por meio de uma breve reunião informal, ou até mesmo via troca de e-mails, por exemplo. Mas é muito importante que todos sejam convidados a participar, para evitar que alguém se sinta excluído ou desfavorecido. Assim, quando ocorrer a assembleia, os interessados estarão melhor informados sobre a pauta e poderão contribuir com idéias, opiniões e/ou sugestões mais objetivas. Isso pode tornar o debate visivelmente mais produtivo.

Defina uma mesa com presidência e secretaria que sejam referência no condomínio, para que todos respeitem.
Determine o assunto a ser tratado e só passe para outro depois de resolvido e anotado na ata.

Esforce-se para manter a seqüência estabelecida pela pauta, negociando as questões novas para o final da reunião. Se conseguir, a assembleia está garantida.

Nunca manobre: discuta cada item sempre de forma transparente.

Os assuntos a serem tratados podem  ficar expostos em cartazes pela sala de reunião.

As cadeiras podem ser dispostas em um círculo, facilitando a comunicação face-a-face.

Sortear algum brinde de boa qualidade durante a assembleia pode surtir efeito em alguns casos. Se for o seu, coloque na convocação que haverá essa prática.

Mantenha o material (orçamentos, provisão orçamentária, extratos bancários, fotos de obras e serviços etc.) organizado e, se possível, mostre aos condôminos por meio de retro-projetor ou computador, por exemplo, tornando a reunião menos cansativa.

Outra boa medida é levar cópia da Convenção e do Regulamento Interno, para possível consulta.

Um dia depois da reunião, coloque um cartaz nos elevadores informando os principais tópicos discutidos e seus resultados, para que todos saibam o que aconteceu na assembleia. A ata deve ser rigorosamente enviada aos condôminos em até oito dias.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br

]]> https://bvgovernanca.com.br/assembleias-cheias/feed/ 0 https://bvgovernanca.com.br/os-10-mandamentos-do-sindico-de-sucesso/ https://bvgovernanca.com.br/os-10-mandamentos-do-sindico-de-sucesso/#respond Tue, 21 Nov 2017 12:13:24 +0000 https://bvgovernanca.com.br/?p=2462 […]]]> A função de síndico requer muitas habilidades diferentes, e é bastante complexa. Por isso, é preciso ter os procedimentos e ferramentas adequados.

Para ajudar nesta tarefa, confira um resumo de observações colhidas ao longo dos últimos anos, a partir dos acertos e dos erros relatados por síndicos, condôminos e profissionais da área.

1) LIMITAR O DESGASTE

É essencial limitar horários para sua atuação, orientando inclusive o zelador e os porteiros a não dirigir reclamações por interfone. Em assembleias, ou quando surgem problemas de convivência no dia-a-dia, não tomar parte em discussões nem alimentá-las.

Dicas:

– É preferível enviar por escrito advertências e avisos de multa por infração ao Regulamento.
– Não receber reclamações por telefone ou interfone. Deixe um livro de sugestões e críticas com o zelador, e oriente-o a aconselhar os condôminos a registrar suas queixas, e avisá-lo das ocorrências.
– Estipule e deixe claro horários e formas de atendimento aos condôminos
– Discussões agressivas em assembleias devem ser esvaziadas. O presidente da mesa deve encaminhar a questão em conflito rapidamente para votação, e os discordantes da decisão devem ter seu protesto registrado em ata.

2) DIVIDIR FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

É sempre conveniente limitar o máximo possível o trabalho do síndico, contando com uma empresa administradora ou escritório de contabilidade.

Por outro lado, dividir responsabilidades e funções é dividir poder, ou seja, envolver os condôminos na gestão da coisa comum. Decisões importantes devem ser tomadas pela assembleia. O síndico é o Poder Executivo do condomínio, ou seja, ele executa o que todos determinaram.  Assim, o síndico não será “crucificado” caso aconteça algum problema.

Dicas:

– Estimule a criação de comissões de condôminos para assuntos específicos, como obras, segurança, lazer etc. A comissão fará a triagem do que é preciso ser feito, levantamento de materiais, orçamentos, para que a assembleia faça a escolha com mais respaldo.

– Envolva o conselho e o subsíndico na administração, realizando reuniões a cada semana, 15 dias ou no máximo 1 mês.

3) CONHECER A LEGISLAÇÃO

Tudo o que o síndico faz tem de estar respaldado pelas leis e pela Convenção Condominial. Deveria ser o primeiro ato de uma gestão uma leitura atenta destes textos, que não são muitos. Eles já trazem pronta a solução para os principais conflitos que podem ocorrer. Basta aplicar corretamente.

Dicas:

– Tenha sempre uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno do seu condomínio.
– A legislação que rege a vida condominial está praticamente toda em um capítulo do Código Civil.

4) ORGANIZAÇÃO

O síndico não pode ser “inimigo dos papéis”. Os condomínios necessitam muita documentação que necessita, legalmente, ser arquivada: notas fiscais, documentação trabalhista, atas de assembleias.

Como também é preciso controlar muitos setores simultaneamente (segurança, inadimplência, funcionários etc.), é aconselhável ter planilhas onde se registre o andamento de cada questão pendente.

Além disso, para lidar com o dinheiro comum (e depois, como exige a lei, prestar contas anualmente), é preciso saber exatamente o que está sendo gasto em quê, e ter uma previsão orçamentária.

Dicas:

– Mantenha o hábito de arquivar um documento assim que recebê-lo.
– Controle os setores do condomínio com planilhas em Excel, de fácil manejo e muito úteis, dividindo-as por tópicos (manutenção, funcionários, previsão orçamentária, inadimplência, demonstrativo financeiro etc.)

5) PERCEBER AS DEMANDAS

É importante ter uma percepção concreta do que os condôminos pensam sobre os serviços do condomínio, sobre o que eles desejam de melhorias, o que não está sendo feito e é necessário.

Dica:

– Realizar uma pesquisa de opinião com os condôminos.

6) AUTORIDADE SEM AUTORITARISMO

O síndico “linha dura” sempre acaba criando mais descontentamento do que ordem. É preciso fazer os condôminos cumprirem o que é determinado pelas leis e pela Convenção e o Regulamento Interno, é claro, além das decisões soberanas da assembleia. Mas o síndico não deve criar regras, apenas executá-las, deixando isso claro para a comunidade condominial

Dicas:

– Afixar cópia do Regimento Interno em área social.
– Enviar comunicados das decisões da assembleia para todos os condôminos, em até 1 semana.

7) CONHECER BEM O CONDOMÍNIO

Isso inclui os funcionários, a estrutura da edificação, e os condôminos.

Dicas:

– Faça uma inspeção na edificação, acompanhado pelo zelador, pelo menos uma vez por mês. Assim você poderá visualizar a situação em cada andar, no topo do edifício, na sala de máquinas etc.
– Converse com os funcionários sempre que possível, para saber do andamento de seus trabalhos, problemas com condôminos e outros funcionários.
– Mantenha um cadastro de moradores.

8) AGIR COM CRIATIVIDADE

Tente descobrir soluções a partir das condições do condomínio. Em condomínios com muitas crianças, é possível envolvê-las em uma campanha de reciclagem, por exemplo; em condomínios com muitos idosos, organizar ações para a terceira idade em áreas comuns pode ser muito estimulante para esses moradores.

Dicas:

– Compartilhe experiências com outros síndicos do Brasil inteiro.

9) NUNCA DESCUIDAR DA MANUTENÇÃO

O jardim é um caso claro: quando o condomínio não contrata por muito tempo uma empresa de paisagismo ou um jardineiro para a manutenção, acaba gastando muito mais, porque vai ter de reformar todo o jardim. O mesmo acontece com os equipamentos e a estrutura do condomínio, como: tubulações, elevadores, portões, lajes, pára-raios, infiltrações, trincas, sistema de segurança, etc.

Dica:

– Ter contratos de manutenção com empresas especializadas: interfones, bombas d’água, elevadores, portões eletrônicos.
– Evite desperdícios e gastos equivocados. Muitas obras e/ou manutenções são mal dimensionadas e acabam por apenas camuflar um problema, gerando um gasto maior no futuro.

10) BOA ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃO

Não basta ser eficiente e honesto, é preciso que os condôminos sejam lembrados disso. Os síndicos devem comunicar-se sempre com os condôminos, mostrando o que está sendo realizado e o que está sendo feito com o dinheiro do condomínio.

É importante se comunicar com muita clareza, desde o recadinho de duas frases afixado no elevador até, eventualmente, o jornal do condomínio.

Dica:

– Enviar balancete mensal. Consultar os condôminos para verificar se estão entendendo as informações.
– Discutir com o conselho e o subsíndico as mensagens a serem afixadas ou enviadas para os condôminos, com o intuito de ser o mais claro e objetivo possível, evitando qualquer mal-entendido.
– Crie informativos mensais no seu condomínio.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br