A vida em condomínio sempre é uma situação mais delicada do que nos modelos de residências tradicionais, especialmente no que diz respeito aos ambientes destinados à coletividade. Nesse contexto, as reservas para salão de festas e demais espaços comuns têm um grande potencial para gerar conflitos, caso não haja critérios bem determinados para uso. Porém, isso não implica uma tarefa difícil de ser resolvida.

Para auxiliá-lo nessa missão, elaboramos este post com 5 dicas eficazes para você, síndico, gerenciar o salão de festas e outros espaços comuns do seu condomínio.

1. Estipule prazos mínimos de reservas

Por questão de organização e para evitar maiores desgastes entre os condôminos, o mais indicado é que seja estabelecido um prazo mínimo para realizar a reserva do local.

Além disso, também é interessante que se determine no regulamento um limite de prazo para desistência, bem como o número de vezes que cada condômino pode usufruir desse espaço durante um intervalo específico. Por exemplo, uma reserva a cada três meses.

Lembrando que, em datas comemorativas como Natal, Réveillon, carnaval e Páscoa os espaços, via de regra, não costumam ser disponibilizados ao uso dos condôminos, pois representam um grande potencial para conflitos.

2. Estabeleça se o uso é cobrado da unidade

Um ponto importante que envolve as reservas do salão de festas e demais espaços comuns do condomínio está no custo dessa operação — se é preciso desembolsar algum valor para se beneficiar desse ambiente. Nesse caso, o mais comum é que não seja cobrado pela reserva em si, pois trata-se de um atrativo que é oferecido pelos condomínios.

No entanto, a preservação desse ambiente limpo sempre gera uma despesa adicional, e que é repassada aos interessados, isto é, quem deseja utilizá-lo deve pagar uma taxa pelo serviço de limpeza.

3. Defina regras e horário de uso

Ainda no que diz respeito ao uso dos espaços, a segurança e o sossego dos demais moradores que não participarão do evento também devem estar entre as preocupações do síndico. Por isso, é válido adotar medidas, como:

• ter um registro da lista de convidados para controle na portaria;
• determinar os tipos de condutas proibidas;
• fixar um horário de uso, independentemente da Lei do silêncio;
• vistoriar o local antes e depois do evento com a presença do condômino e do zelador.

4. Utilize um termo de responsabilidade

Para conferir maior formalidade ao procedimento de reserva, ainda é recomendado que o síndico utilize um termo de responsabilidade. Esse termo servirá como prova de que o condômino a reservar o salão ou outro espaço comum está ciente das normas de uso e das condições em que o espaço foi entregue.

5. Invista em um software para controle de reservas

Com as inúmeras atribuições de um síndico, as tarefas que são realizadas manualmente têm maiores chances de falhas. Nesse sentido, a implementação de um software para o gerenciamento das áreas comuns trará maior eficiência e publicidade dos seus atos para todos os condôminos.

Alguns deles permitem, por exemplo, que você configure as regras do espaço e os dias em que há disponibilidade de reserva, e o próprio aplicativo se encarrega do gerenciamento dessa atividade. Por mais que o condomínio conte com profissionais bem treinados, o auxílio de um software de qualidade vai elevar o nível da sua gestão.

As reservas para salão de festas e espaços comuns não são um encargo tão complicado para se administrar. Quando empregados os critérios de organização e disciplina adequados, tudo flui de maneira harmônica e dentro dos limites do bom senso e do respeito.

Fonte:
https://blog.bydoor.com